Versie 5 december 2018 

Heb je vragen over onze privacyverklaring, mail naar privacy@sw3lbp.nl.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Scoutinggroep Stadhouder Willem III/Lady Baden-Powell (SWIII/LBP) verwerkt de persoonsgegevens van haar leden. Via deze pagina wordt u op een duidelijke en transparante wijze geïnformeerd over de wijze waarop we bij de SWIII/LBP met privacy omgaan. Daarnaast heeft Scouting Nederland, de beheerder van ons ledenadministratiesysteem (SOL, Scouts Online) een privacyverklaring. Deze is op de website van Scouting Nederland te raadplegen.

Deze verklaring heeft betrekking op zowel de beheerstichting als de groepsvereniging.

Via de digitale nieuwsbrief worden leden en ouders/verzorgers op de hoogte gesteld over het bestaan van het privacybeleid.

Inschrijfformulieren

Bij het aanmelden krijgen nieuwe leden een inschrijfformulier waarop de persoonsgegevens moeten worden ingevuld. De informatie op dit formulier wordt door de ledenadministratie ingevoerd in Scouts Online, het ledenadministratie systeem van Scouting Nederland.  

Elk lid heeft toegang tot zijn of haar eigen persoonsgegevens via Scouts Online. Kaderleden hebben ook toegang tot de digitale lidgegevens in Scouts Online. De exacte toegangsrechten zijn functie- en/of persoonsgebonden. 

Inschrijfformulieren worden na verwerking in Scouts Online vernietigd. De informatie op Scouts Online blijft te raadplegen onder ‘oud leden’.

Persoonsgegevens worden niet verwerkt op de website van onze groep. Er worden geen persoonsgegevens buiten scouting, SWIII/LBP en Scouting Nederland, verwerkt.

Gezondheidsformulieren 

Scouting Stadhouder Willem III/Lady Baden-Powell gebruikt gezondheidsformulieren voor het verzamelen van algemene medische informatie om de veiligheid van haar leden te kunnen ondersteunen tijdens activiteiten en kampen. Het gaat hierbij om informatie die noodzakelijke hulpverlening kan gidsen en ondersteunen, zoals bijvoorbeeld specifieke ziektes of aandoeningen. Daarnaast betreft het informatie noodzakelijk voor zorgverlening (verzekeringsgegevens) en een machtiging om in noodsituaties noodzakelijke medische handelingen te laten uitvoeren. De verkregen gegevens worden beheerd door de (bege)leiding van de speleenheid.

E-mailadressen

De e-mailadressen van leden worden voor de volgende activiteiten gebruikt:

•  Informeren van de leden over speleenheid-specifieke zaken door het (bege)leidingteam.
•  Informeren van de leden over groepsbrede activiteiten zoals de Pepermuntactie en het St. Joris kampvuur
• Versturen van de groepsbrede digitale nieuwsbrief. Deze is voorzien van een opt-out zodat leden en/of ouders/verzorgers zich kunnen afmelden.

Foto’s en video-opnamen

Foto’s en video-opnamen van activiteiten waar leden op staan, kunnen gebruikt worden voor PR-doeleinden. Hieronder vallen o.a. plaatsing op de website, op Social Media, plaatsing in de Jachthoorn, in folders en op posters. Mocht u hier niet mee akkoord gaan, dan kunt u dit kenbaar maken bij onze groep door een email te sturen aan: privacy@sw3lbp.nl.